Case: Como Uma Clinica Odontologica Reduziu 70% das Ligacoes com IA

“Minha secretaria passava o dia inteiro no telefone. Agendando, confirmando, reagendando. Nao sobrava tempo pra nada.”

Essa foi a primeira coisa que o Dr. Marcos, dono de uma clinica odontologica na zona sul de Sao Paulo, me disse quando nos conhecemos.

6 meses depois, a realidade era outra:

• 70% menos ligacoes
• 45% menos no-show
• Secretaria focada em recepcao e vendas
• Faturamento 28% maior

Vou contar exatamente o que fizemos.

O Cenario Antes da IA

A Clinica Sorriso (nome ficticio por privacidade) tinha:

• 3 dentistas
• 2 secretarias
• ~400 pacientes ativos
• 25-30 atendimentos/dia

O Problema

As secretarias gastavam 80% do tempo no telefone:

Tarefa	Tempo/dia
Agendar consultas	2h30
Confirmar consultas	1h30
Reagendar	1h
Tirar duvidas	1h
Passar orcamentos	30min
Total telefone	6h30

Sobrava 1h30 pra:

• Recepcionar pacientes
• Cobrar inadimplentes
• Organizar prontuarios
• Vender tratamentos adicionais

Resultado:

• Pacientes esperando pra ser atendidos
• Cobranças atrasadas
• Vendas perdidas
• Secretarias estressadas

O Gargalo Real

O Dr. Marcos achava que precisava contratar mais uma secretaria.

Custo: R$ 3.500/mes + encargos = ~R$ 5.500/mes

Eu mostrei que o problema nao era falta de gente.

Era excesso de tarefas repetitivas que poderiam ser automatizadas.

A Solucao Implementada

Criamos um sistema de atendimento hibrido:

Camada 1: Bot WhatsApp com IA

• Responde 24/7
• Agenda consultas
• Confirma automaticamente
• Tira duvidas frequentes
• Envia lembretes

Camada 2: Secretaria Humana

• Casos complexos
• Negociacao de valores
• Atendimento presencial
• Relacionamento

Fluxo de Agendamento

Antes:

1. Paciente liga
2. Secretaria atende
3. Verifica agenda (2-3 minutos)
4. Oferece horarios
5. Paciente escolhe
6. Secretaria anota
7. Confirma dados
8. Despede

Tempo medio: 5-7 minutos

Depois:

1. Paciente manda WhatsApp “quero agendar”
2. Bot pergunta procedimento
3. Bot mostra horarios disponiveis
4. Paciente clica no horario
5. Bot confirma e envia lembrete automatico

Tempo medio: 45 segundos

E funciona as 23h de domingo.

Fluxo de Confirmacao

Antes:

1. Secretaria liga um dia antes
2. Paciente nao atende (40% das vezes)
3. Liga de novo
4. Confirma ou reagenda
5. Anota na agenda

Depois:

1. Bot envia mensagem automatica 24h antes
2. Paciente responde “confirmo” ou “preciso reagendar”
3. Se reagenda, bot oferece novos horarios
4. Tudo automatico

Taxa de confirmacao: de 60% para 87%

Fluxo de Duvidas

Antes:

1. Paciente liga
2. Secretaria para o que esta fazendo
3. Responde duvida (muitas vezes a mesma de sempre)

Depois:

1. Paciente pergunta no WhatsApp
2. Bot responde instantaneamente
3. Se nao sabe, transfere pra secretaria

As 20 duvidas mais frequentes (que representavam 85% das perguntas) foram programadas no bot:

• Quanto custa clareamento?
• Voces atendem convenio X?
• Qual o endereco?
• Tem estacionamento?
• Posso parcelar?
• Como funciona o tratamento Y?

Implementacao Passo a Passo

Semana 1: Mapeamento

Passamos 3 dias acompanhando o atendimento:

• Gravamos 50 ligacoes (com autorizacao)
• Listamos todas as perguntas
• Identificamos padroes
• Mapeamos a agenda

Descobertas importantes:

• 73% das ligacoes eram agendamento/confirmacao
• 15% eram duvidas repetitivas
• Apenas 12% precisavam de humano

Semana 2: Configuracao

Escolhemos a Evolution API + WhatsApp Business por:

• Custo acessivel
• API oficial do WhatsApp
• Integracao com calendario

Configuramos:

• Fluxos de conversa
• Integracao com Google Calendar
• Respostas para FAQ
• Regras de transferencia

Semana 3: Treinamento e Teste

Fase de testes internos:

• Equipe testou como se fosse paciente
• Ajustamos tom de voz
• Corrigimos erros de fluxo
• Adicionamos emojis (faz diferenca!)

Treinamos as secretarias:

• Como monitorar conversas
• Quando intervir
• Como assumir atendimento do bot

Semana 4: Lancamento Gradual

Dia 1-3: 20% dos contatos Dia 4-7: 50% dos contatos Dia 8+: 100% dos contatos

Monitoramento intensivo na primeira semana.

Resultados em Numeros

Primeiro Mes

Metrica	Antes	Depois	Variacao
Ligacoes/dia	45	18	-60%
Tempo telefone	6h30	2h	-69%
No-show	22%	14%	-36%
Agendamentos fora horario	0	34	+34/mes

Terceiro Mes

Metrica	Antes	Depois	Variacao
Ligacoes/dia	45	13	-71%
Tempo telefone	6h30	1h30	-77%
No-show	22%	12%	-45%
Agendamentos fora horario	0	52	+52/mes
Satisfacao paciente	7.2	8.9	+24%

Impacto Financeiro

Economia direta:

• Nao precisou contratar: R$ 5.500/mes economizados

Ganho indireto:

• 52 agendamentos extras/mes fora do horario
• Ticket medio: R$ 180
• Receita adicional: R$ 9.360/mes

Custo da solucao:

• Setup inicial: R$ 2.800 (unico)
• Mensalidade: R$ 890/mes

ROI:

• Economia + ganho: R$ 14.860/mes
• Custo: R$ 890/mes
• ROI: 1.570%

Payback do setup: 6 dias.

Desafios e Como Resolvemos

Desafio 1: Pacientes Idosos

“Meus pacientes mais velhos nao vao usar WhatsApp.”

Realidade: 78% dos pacientes 60+ ja usavam WhatsApp pra falar com familia.

Solucao:

• Mensagens simples, sem emojis excessivos
• Opcao de “ligar pra clinica” sempre visivel
• Fonte grande nos links

Resultado: adesao de 65% entre 60+ (menor que jovens, mas funcional)

Desafio 2: Resistencia da Equipe

Uma secretaria tinha medo de “perder o emprego”.

Solucao:

• Explicamos que bot faz o chato, ela faz o importante
• Demos nova responsabilidade: acompanhar vendas de tratamentos
• Meta com bonus por conversao

Resultado: ela virou a maior defensora do bot

Desafio 3: Casos Complexos

Paciente com dor de dente nao quer falar com bot.

Solucao:

• Palavras-chave de urgencia (dor, emergencia, sangue)
• Transferencia automatica pra secretaria
• Fora do horario: encaminha pra pronto-socorro parceiro

Resultado: casos urgentes atendidos mais rapido que antes

Desafio 4: Integracao com Sistema da Clinica

Usavam software de gestao antigo sem API.

Solucao:

• Migramos agenda pro Google Calendar (sync com o software antigo)
• Bot le e escreve no Calendar
• Software antigo continua pra financeiro/prontuario

Resultado: integracao funcional sem trocar sistema

O Que Aprendemos

1. Comece Pequeno

Nao tente automatizar tudo no dia 1.

Começamos so com agendamento. Depois adicionamos confirmacao. Depois FAQ.

Cada etapa validada antes de expandir.

2. Tom de Voz Importa

Bot frio nao funciona.

Nosso bot:

• Usa nome do paciente
• Tem personalidade amigavel
• Usa emojis com moderacao
• Pergunta se pode ajudar em mais algo

3. Escape Humano Sempre

Nunca deixe paciente preso no bot.

A qualquer momento pode digitar “atendente” e ser transferido.

4. Monitore Conversas

Primeira semana, lemos 100% das conversas.

Descobrimos perguntas que nao tinhamos previsto e adicionamos.

5. Celebre com a Equipe

Secretarias sao aliadas, nao inimigas.

Quando viram tempo livre pra fazer o que gostam (atender bem presencialmente), abraçaram a mudanca.

Aplicando na Sua Clinica

Esse modelo funciona pra:

• Clinicas odontologicas
• Clinicas medicas
• Psicologos
• Fisioterapeutas
• Veterinarias
• Qualquer servico com agendamento

Checklist de Implementacao

1. Mapeie quantas ligacoes/dia voce recebe
2. Categorize: agendamento, confirmacao, duvida, outro
3. Liste as 20 duvidas mais frequentes
4. Escolha plataforma (Evolution API, Take Blip, Zenvia)
5. Configure fluxos basicos
6. Teste internamente por 1 semana
7. Lance gradualmente
8. Monitore e ajuste

Quanto Esperar de Resultado

Baseado em 15 clinicas que implementamos:

Metrica	Reducao Media
Ligacoes	55-75%
No-show	30-50%
Tempo secretaria telefone	60-80%

Retorno tipico: 800-2000% sobre investimento.

Proximo Passo

Quer resultado similar na sua clinica?

Oferecemos diagnostico gratuito de 30 minutos:

1. Analisamos seu volume de atendimento
2. Calculamos economia potencial
3. Mostramos exemplo de bot em acao
4. Sem compromisso

Agende aqui: https://yoshii.sakaguchi.ia.br

Ou se preferir, mande WhatsApp: (11) 99659-1308

Transforme sua secretaria de atendente de telefone em gerente de relacionamento.

O telefone e do seculo passado. Seus pacientes ja estao no WhatsApp.

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Sakaguchi IA - Inteligencia Artificial para Empresas Brasileiras